De tijd besteed aan dataverzameling met de helft verminderen — Dolce La Hulpe x Tapio

Koolstofbeheer in de horecasector brengt uitdagingen met zich mee. Een van de belangrijkste uitdagingen voor Dolce La Hulpe, een Belgisch hotel dat meer dan 70.000 bezoekers per jaar ontvangt, was het beheren van een breed scala aan gegevens.

Dolce La Hulpe besloot deze uitdaging aan te gaan. Door samen te werken met Colin Royer, een koolstofexpert bij Tapio, en onze software voor koolstofbeheer, heeft Dolce La Hulpe twee opeenvolgende jaren een koolstofbalans opgesteld met de software van Tapio en een strategie ontwikkeld om zijn koolstofvoetafdruk te verkleinen.

We hebben de koolstofbalans voor 2022 opgesteld van september tot december 2023, terwijl de koolstofbalans voor 2023 werd opgemaakt tussen januari en februari 2024. De eerste balans kostte gemiddeld 30 uur, terwijl de tweede 15 uur in beslag nam. Lees verder om te ontdekken hoe de tweede koolstofbalans 50% minder tijd vergde dan de eerste.

Context van het project

Voor de start van het project had Dolce La Hulpe al verschillende stappen gezet om zijn milieueffect te verkleinen en natuurvriendelijke ontspannings- en teambuildingactiviteiten gepromoot, naast vele andere acties.

Maar ze hadden meer nodig.

Tapio heeft hen geholpen nog verder te gaan door het volgende te bieden:

• een koolstofbalans om te begrijpen hoe hun acties hun koolstofvoetafdruk beïnvloedden
• expertbegeleiding om prioriteit te geven aan de meest impactvolle acties
• nauwkeurige gegevens voor stakeholders die moeten voldoen aan de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)

Deze redenen brachten Dolce La Hulpe ertoe om met Tapio samen te werken aan een volledige koolstofbalans en -strategie. Dankzij onze tweejarige samenwerking konden we:

• de tijd voor dataverzameling met de helft verminderen voor de tweede koolstofbalans
• de onzekerheid van de gegevens verlagen met bijna 2%
• een actieplan invoeren om de uitstoot te verminderen
• de resultaten van het project communiceren naar de stakeholders

De tweede koolstofbalans nam 50% minder tijd in beslag: zo deden we dat

Het platform was cruciaal om de tijd voor deze taak te verminderen.

Onze expert had zijn werk al opgezet bij de start van de tweede koolstofbalans. Om de dataverzameling te beginnen, hoefde hij enkel de vorige koolstofbalans te dupliceren, zonder de gegevens van het voorbije jaar maar met behoud van dezelfde aannames en dezelfde sjablonen voor dataverzameling die voor het eerste rapport waren gemaakt.

Bovendien laat het platform bij het invoeren van gegevens toe om een CSV-sjabloon te importeren om grote volumes data te verwerken, wat bijzonder nuttig was om de gegevens van de 13 grootste leveranciers van Dolce (samen goed voor 80% van de uitgaven) te beheren.

De software is impactvol voor de expert die het proces optimaliseerde én voor Dolce. De tijdwinst bij het in kaart brengen van Dolce’s datastromen liet ons toe om meer tijd te besteden aan het verbeteren van de nauwkeurigheid van de gegevens en aan het uitwerken van een koolstofreductiestrategie.

Het interactieve aspect van het platform mag niet onderschat worden in het succes van de missie. Wendy Steeno, Aankoopverantwoordelijke bij Dolce La Hulpe Brussel, vertelde ons: “Naast de praktische aspecten heeft Tapio het voordeel ons te motiveren om de missie voort te zetten dankzij gebruiksvriendelijke tools voor dataverzameling waarmee we onze vooruitgang doeltreffend kunnen opvolgen.”

De onzekerheid van de gegevens met bijna 2% verlagen

In de eerste koolstofbalans dwongen tijdsdruk en de grote datastroom van externe leveranciers onze expert om vooral te steunen op monetaire activiteitsgegevens. Voor het tweede rapport lag de focus echter op het verkrijgen van nauwkeurigere emissiefactoren en het verzamelen van fysieke gegevens in plaats van monetaire. Het resultaat:

• de koolstofvoetafdruk steeg in het tweede jaar met 4%
• maar dit was vooral te wijten aan nauwkeurigere gegevens (de onzekerheid van de koolstofbalansen daalde met bijna 2%)

De automatisch gegenereerde grafiek over datakwaliteit toont aan dat geen enkele post met een hoge relatieve impact van lage kwaliteit is.

De voortgang van het actieplan opvolgen

Doordat de dataverzameling minder tijd kostte, konden we ons in 2024 meer toeleggen op de koolstofreductiestrategie.

In deze fase laat het Tapio-platform u toe om:

1. Reductiedoelstellingen vastleggen

De eerste stap om een reductiestrategie op te bouwen, is het bepalen van reductiedoelen. Op het Tapio-platform doet u dat in enkele seconden. U hoeft enkel:

1. de scopes te kiezen die u wilt aanpakken (scope 1, 2 of 3)
2. het jaar te bepalen waarin u de reductie wilt bereiken
3. het reductiepercentage OF de hoeveelheid t CO₂e die u wilt vermijden (het lege veld wordt automatisch ingevuld)

Eenmaal de gegevens ingevoerd, kunt u de reductiedoelen visualiseren via een automatisch gegenereerde en exporteerbare grafiek.

De grafiek toont dat de scope 3-emissies in 2023 boven de doelstellingen liggen, terwijl de doelstellingen voor scope 1 en 2 ruim worden gehaald. Dat heeft te maken met een preciezere dataverzameling bij leveranciers tijdens de tweede balans en met het hogere aantal bezoekers en meer vliegmobiliteit.

2. Een reductiescenario en een actieplan opstellen

Eens de doelen vastliggen, is het tijd om een reductiescenario op te stellen en daaraan een actieplan te koppelen. U kunt daarvoor een actie kiezen uit onze catalogus of een eigen actie aanmaken.

Bij het aanmaken van een actie kan het platform gedetailleerde informatie opnemen, zoals:

• verantwoordelijke: de verantwoordelijkheid voor elke actie toewijzen aan een specifiek teamlid
• budget: financiële middelen toewijzen aan elke actie
• planning: deadlines vastleggen om tijdige uitvoering te garanderen
• KPI: KPI’s bepalen om het succes van elke actie te meten
• omschrijving van de actie: een volledige beschrijving van de actie geven

Deze gedetailleerde elementen laten toe om de voortgang van elke actie efficiënt te beheren en op te volgen. Als het actieplan klaar is, kunt u nagaan of de verwachte reductie overeenstemt met de eerder vastgelegde doelen.

Dolce besliste zich te concentreren op de volgende elementen, zoals u kunt zien op hun publieke Carbon Strategy Page (CSP):

• Energie: blijven verbeteren en overschakelen naar groene-energieleveranciers en productie en verbruik van energie optimaliseren
• Mobiliteit van gasten: preciezere gegevens verzamelen over de mobiliteit van gasten
• Engagement van leveranciers: het ecosysteem aanspreken om leveranciers uit te nodigen duurzamere praktijken te hanteren
• Kapitaalgoederen: de levensduur van kapitaalgoederen verlengen en gerenoveerde of tweedehands producten aankopen
• Mobiliteit van het bedrijf: thermische wagens vervangen door elektrische, mobiliteitsgegevens van uitzendkrachten ophalen en overschakelen op groene mobiliteit

De belangrijkste uitdagingen voor Dolce op dit vlak worden:

• het juiste evenwicht vinden tussen klanttevredenheid en duurzame initiatieven
• verandering beheren voor alle stakeholders (medewerkers, gasten, leveranciers)

Anne Clinckspoor, Marketing Director bij Dolce La Hulpe, vertelt: “Een van de grootste uitdagingen voor hotels is het evenwicht tussen klanttevredenheid, de basis van onze activiteit, en engagement voor het milieu. Onze gasten inspireren om milieubewust te zijn zonder hen iets op te dringen, is de aanpak die we willen volgen om hen de best mogelijke ervaring te bieden. Niet al onze gasten hebben dezelfde gevoeligheid op dit vlak, en we verkiezen hen aan te moedigen om een vegetarisch gerecht of een natuurgebonden activiteit te kiezen, in plaats van het op te leggen.”

De resultaten transparant tonen aan de stakeholders

Na het uitrollen van een koolstofstrategie is het cruciaal om hierover te communiceren en zo vertrouwen op te bouwen met sleutelstakeholders zoals klanten, investeerders, medewerkers en leveranciers. Dat vergemakkelijkt ook het verandermanagement bij medewerkers, een van de grootste uitdagingen wanneer bedrijven duurzaamheid in hun cultuur willen verankeren.

Dolce La Hulpe besloot zijn CSP, de automatisch gegenereerde webpagina van Tapio, aan zijn website toe te voegen om de resultaten van zijn inspanningen efficiënt en transparant te delen. De vernieuwde versie van de CSP laat toe om:

• de totale koolstofuitstoot per driver weer te geven, samen met de bijbehorende onzekerheid
• de resultaten van koolstofbalansen van verschillende jaren te vergelijken
• de reductiestrategie weer te geven, samen met de geplande acties

Wat zijn de volgende stappen voor Dolce La Hulpe en Tapio

In de komende jaren zal Dolce La Hulpe de volgende uitdagingen aanpakken:

• verandering beheren met de medewerkers, door hen meer te sensibiliseren rond de uitdagingen van klimaatverandering
• leveranciers betrekken om hun klimaatambities op één lijn te brengen
• de processen voor dataverzameling stroomlijnen, zodat cruciale informatie eenvoudiger op te halen is, in het bijzonder mobiliteitsgegevens van gasten en uitzendkrachten
• de inspanningen rond energiebeheer voortzetten, met als doel efficiëntere productie en verbruik

Hun klimaatstrategie maakt deel uit van een ruimere MVO-strategie die sinds het begin in het DNA van Dolce zit.