Koolstofrapport en EcoVadis: hoe Trendy Foods zijn ESG-geloofwaardigheid opbouwt

Sinds de jaren 1970 is Trendy Foods een van de meest gevestigde distributiespelers in België en Luxemburg. Met 650 medewerkers, drie logistieke sites en een vloot van 100 vrachtwagens die dagelijks 1.100 klanten bevoorraden, hanteert het bedrijf een cross-docking-model dat onnodige goederenverplaatsingen vermindert en de logistieke efficiëntie verhoogt. In 2023 opende het ook een nieuw hoofdkantoor, ontworpen met duurzaamheid voor ogen: versterkte isolatie, zonnepanelen en gecentraliseerd energiebeheer.

Om zijn geloofwaardigheid bij stakeholders te versterken en vooruitgang te boeken naar de EcoVadis-certificering die in 2026 wordt verwacht, had Trendy Foods een solide basis nodig: een rigoureus koolstofrapport, opgesteld volgens een erkende methodologie. Daarvoor deed het bedrijf een beroep op Smart2Circle, een Belgisch ESG-adviesbureau, dat de oefening leidde met Tapio als platform voor koolstofbeheer.

De inzet gaat verder dan compliance. In een markt waar de ESG-eisen van klanten en commerciële partners toenemen, wordt het beschikken over een EcoVadis-certificering en betrouwbare koolstofgegevens steeds vaker een voorwaarde om zaken te kunnen doen, en een duidelijk signaal naar het hele ecosysteem van Trendy Foods.

Hoe meet een distributiebedrijf van deze complexiteit zijn volledige koolstofvoetafdruk en maakt het er een echte ESG-troef van? Hier leest u hoe Trendy Foods en Smart2Circle dat aanpakten.

De uitdaging – Een koolstofrapport opbouwen dat solide genoeg is voor EcoVadis

20.000 productreferenties verdelen over drie sites en twee landen is een serieuze logistieke uitdaging. Het is ook een serieuze uitdaging voor koolstofboekhouding.

Elke productcategorie, van koffie en elektronica tot tabak en alcoholische dranken, heeft een ander emissieprofiel en vraagt een specifieke emissiefactor. Voor tabak waren er bijvoorbeeld geen fysieke gegevens beschikbaar. Vanaf het begin vroeg de oefening om rigoureuze methodologische keuzes om de integriteit van het volledige rapport niet te ondermijnen.

“Bij klanten zoals Trendy Foods is de datacomplexiteit reëel: honderden referenties, meerdere sites, zeer uiteenlopende productcategorieën. Met Tapio kunnen we dat alles op een rigoureuze manier structureren en een rapport opleveren dat de klant begrijpt, eigen maakt en kan verdedigen. Dat is een echte troef wanneer je een certificering zoals EcoVadis nastreeft.”

— Stéphanie Fellen, Oprichter en CEO, Smart2Circle

Bovenop de datacomplexiteit kwam een organisatorische uitdaging. Er bestond geen intern proces voor het verzamelen van emissiegegevens. De aankoop-, logistieke, facility- en marketingteams waren nooit samen gemobiliseerd voor zo’n oefening. De aanpak opbouwen betekende ook de workflows opbouwen, verantwoordelijkheden verduidelijken en collega’s overtuigen dat hun gegevens een directe impact hadden op het eindresultaat.

Achter deze operationele uitdagingen lag een bredere strategische ambitie: een koolstofrapport opbouwen dat robuust genoeg is om het EcoVadis-dossier te voeden, nauwkeurig genoeg om reductieprioriteiten te sturen, en geloofwaardig genoeg om tegenover elke stakeholder verdedigd te worden. Die ambitie bepaalde de lat voor elke stap van het project.

De aanpak met Smart2Circle op Tapio – Flows in kaart brengen en teams meekrijgen

Het uitgangspunt was een grondige mapping van alle flows op de drie sites: aankopen, transport, energie, verpakkingen, afval, zakelijke verplaatsingen en gebruik van verkochte producten. Waar fysieke data ontbraken, vulden monetaire schattingsmethoden de leemten op. Smart2Circle gebruikte Tapio als ruggengraat van de oefening: gegevens aggregeren, emissiefactoren toepassen en een gestructureerd, traceerbaar resultaat opleveren dat klaar is om aan derden te worden gepresenteerd.

De teams werden bij elke stap betrokken, van de eerste bewustmakingssessie tot het valideren van de gegevens door elk departement. Amélie Vercruysse, die het project intern leidde, is daar het duidelijkste bewijs van: ze is intussen een erkende stem op het onderwerp geworden, zowel binnen als buiten het bedrijf.

“Samenwerken met Smart2Circle betekent een partner hebben die zijn vak echt kent. Hun begeleiding heeft ons geholpen onze ESG-aanpak op een rigoureuze en coherente manier te structureren, en dankzij Tapio zijn onze koolstofgegevens nu traceerbaar en verifieerbaar. Dat vormt een essentiële basis om onze engagementen te valoriseren, en stelt ons in staat om met vertrouwen onze EcoVadis-aanvraag op te starten.”

— Amélie Vercruysse, Kwaliteitsverantwoordelijke, Trendy Foods

Zodra het rapport klaar was, prioriteerden de teams van Smart2Circle en Trendy Foods samen de actiehefbomen: elektrificatie van de vloot, optimalisatie van de routes, betrokkenheid van leveranciers, energietransitie. Acties die naadloos aansluiten bij wat Trendy Foods al was begonnen, en die nu over een solide basis beschikken om gemeten, opgevolgd en gecommuniceerd te worden.

Resultaten – Een geloofwaardige ESG-basis en certificeringsklare data

Het eerste wat het rapport opleverde, was een helderheid die Trendy Foods voordien niet had: 91% van de totale uitstoot zit in de aankopen van goederen. Die ene bevinding verandert hoe je decarbonisatie aanpakt. Ze laat het bedrijf toe zijn inspanningen te concentreren waar ze er werkelijk toe doen, in plaats van middelen te versnipperen over marginale posten. Voor een aankoopdirectie of een algemene directie is dat het soort informatie dat concrete beslissingen stuurt.

Voorbij het cijfer is het de kwaliteit van de onderliggende data die het verschil maakt. Voor het eerst beschikt Trendy Foods over een volledig, gedocumenteerd en traceerbaar Scope 1-, 2- en 3-koolstofrapport dat al zijn Belgische en Luxemburgse activiteiten dekt. Deze gegevens zijn opgebouwd volgens een erkende methodologie, het GHG Protocol en het Bilan Carbone®, waardoor ze rechtstreeks bruikbaar zijn in een EcoVadis-dossier.

Intern is het effect even tastbaar. De teams werden betrokken, opgeleid en verantwoordelijk gemaakt. Er bestaat nu een gemeenschappelijke taal rond emissies, een basis om reductiedoelstellingen te bepalen en een proces om die jaar na jaar op te volgen. Trendy Foods vertrekt bij elke rapportering niet meer van nul: het kapitaliseert op een solide basis die mee kan groeien met zijn ESG-ambities.

De aanpak opent ook concrete commerciële kansen. Met traceerbare koolstofgegevens en een EcoVadis-dossier in opbouw positioneert Trendy Foods zich als een geloofwaardige en transparante partner, een criterium dat steeds vaker onmisbaar is om in te tekenen op aanbestedingen, bestaande samenwerkingen te behouden en nieuwe op te bouwen. In een markt waar de ESG-verwachtingen alleen maar toenemen, is dit niet alleen een antwoord op externe druk: het is een tastbaar concurrentievoordeel.