Hoe organiseer je een duurzaam evenement – De case van de IMPACTRUN door Tero

Het organiseren van evenementen kan een aanzienlijke impact hebben op het milieu door broeikasgasemissies, afval en verstoringen van de lokale biodiversiteit. Tero is zich bewust van deze uitdagingen en heeft de IMPACTRUN opgericht om professionals samen te brengen die werkzaam zijn in duurzaamheid of die streven naar een duurzamer systeem, ongeacht hun ervaringsniveau. In dit artikel ontdek je hoe je een duurzaam evenement kunt organiseren aan de hand van de case van de IMPACTRUN.

Om dit zo bewust mogelijk te doen, hebben ze samengewerkt met Tapio om de koolstofvoetafdruk van het evenement te berekenen en organiseerden we workshops om te reflecteren over hoe Tero dit evenement nog duurzamer kan maken. Belangrijke bijdragers zijn Pauline Lavagna van Green Sight, eco-verantwoordelijke consultant voor evenementen en artiesten, en Pascaline du Bus, koolstofexpert bij Tapio.

Governance: criteria voor het kiezen van sponsors voor een duurzaam evenement

Een cruciaal onderdeel van het organiseren van duurzame evenementen is het vinden van de juiste sponsors. Tijdens een governance-workshop hebben Sportero en Tapio de volgende factoren geïdentificeerd voor het selecteren en prioriteren van partners:

• sponsors die uitmuntende milieu- en sociale praktijken belichamen, geïnspireerd door de Shifting Economy-strategie van Brussel, met uitsluiting van 13 activiteitssectoren die niet als voorbeeldig kunnen worden beschouwd
• bedrijven met erkende certificeringen (Eco-dynamische Onderneming, The Green Key, B Corporation, enz.)
• bedrijven die aansluiten bij de kernwaarden van Tero

Ontdek de volledige criteria hier.

Communicatie: hoe vermijd je greenwashing bij het communiceren over een duurzaam evenement?

Effectieve communicatie is essentieel om greenwashing te vermijden. Samen met Maxime Van Der Meerschen, medeoprichter van GiveActions, en Clémentine Muschs, Marketing Manager bij Sportero, organiseerden we een workshop om dit te bespreken. We identificeerden de impactpagina van hun website als een belangrijk referentiepunt voor alle communicatie, met de volgende secties om de geloofwaardigheid te versterken:

• de oorsprong en het doel van het evenement als onderdeel van Tero’s bredere duurzaamheidsstrategie
• gedetailleerde duurzaamheidsmaatregelen die genomen zijn
• verbeterpunten
• meetbare data over de milieu-impact van het evenement
• FAQ-sectie om veelvoorkomende vragen en zorgen te beantwoorden

Bekijk de impactpagina van IMPACTRUN.

Om te bepalen hoe we de impact van het evenement konden verminderen, besloten we Pauline Lavagna van Green Sight bij de reflectie te betrekken. Dankzij haar jarenlange ervaring kon zij de volgende werkpunten identificeren.

Mobiliteit: hoe organiseer je mobiliteit met een lage impact voor een belangrijk evenement?

Transport vertegenwoordigt vaak een van de grootste emissiebronnen voor evenementen. Het is complex om te verminderen omdat het grotendeels afhangt van de goodwill van de gasten, maar evenementorganisatoren kunnen een reeks praktijken toepassen om het gebruik van milieuvriendelijke alternatieven te faciliteren.

In dit geval is het Tero Eventhouse Waterloo niet rechtstreeks bereikbaar met openbaar vervoer. Hier zijn enkele strategieën om alternatieven voor de auto aan te moedigen:

• Fietsen: fietsen kan gestimuleerd worden door gratis padelsessies of drankjes aan te bieden en oplaadstations voor elektrische fietsen te installeren.
• Trein: het dichtstbijzijnde station ligt op 5 km. Dit vervoermiddel kan worden gestimuleerd door shuttles te organiseren en de tijden van het evenement aan te passen aan de treinuren.
• Carpoolen: de deelnemers lopen in drie groepen, wat het ideale minimumaantal is om carpoolen te organiseren. Stimuleer dit door gratis of goedkopere parkeerplaatsen aan te bieden aan carpoolers.

Daarnaast kunnen evenementorganisatoren parkeren ontmoedigen door extra kosten op te leggen of parkings te beperken tot carpoolers.

Tot slot een tip van Pauline. Stel in evenementcommunicatie altijd eerst de meest eco-verantwoorde reisoptie voor, en eindig met de minst duurzame (bijv. fiets, trein, carpoolen, auto).

Energie: de impact verminderen via het net en hernieuwbare bronnen

Net als mobiliteit kan energie snel een van de meest impactvolle categorieën in een koolstofrapport worden. Zeker voor evenementen op locaties zonder energie-infrastructuur, waar soms generatoren op brandstof worden gebruikt.

De IMPACTRUN vindt plaats in het Tero Eventhouse Waterloo, wat een aanzienlijk voordeel oplevert dankzij de bestaande energie-infrastructuur. In dit geval is het essentieel om naar de energieleverancier te kijken (groen of niet).

De installatie van zonnepanelen in de maanden voor het evenement zal de energie-gerelateerde emissies verder verminderen, zodat het evenement deels op het energienet en deels op zonnepanelen zal draaien.

Voeding: hoe duurzaam aankopen en verantwoorde maaltijden stimuleren tijdens evenementen?

De sleutel om de impact van voeding tijdens evenementen te verminderen:

• geef voorrang aan lokale en seizoensgebonden voeding
• bied een vegetarisch menu aan met weinig of geen vlees
• beperk het aantal leveranciers zoveel mogelijk om logistiek-gerelateerde emissies te vermijden

In het geval van IMPACTRUN legt Tero al de nadruk op lokale en seizoensgebonden bevoorrading, waaronder de aankoop van producten van een lokale boerderij (Ferme de Rabanisse). Om de impact op het milieu nog verder te verminderen, kunnen ze:

• enkel vegetarische maaltijden of buffetten aanbieden
• vlees en vis alleen op aanvraag voorzien, waarbij deelnemers bij inschrijving hun voorkeur opgeven

Afval: hoe afval verminderen op een evenement

Afval is een belangrijke emissiecategorie voor een evenement, maar heeft ook impact op andere milieufactoren zoals biodiversiteit en bodemgezondheid.

• vermijd voedselverspilling en hergebruik restafval
• voorzie sorteerbakken ter plaatse
• gebruik niet-gebrande en herbruikbare polsbandjes
• gebruik trofeeën en medailles van hout
• gebruik herbruikbare bekers voor drankjes

Het meest duurzame evenement is het evenement dat niet plaatsvindt: klopt dat?

Sommigen beweren dat het meest duurzame evenement het evenement is dat niet plaatsvindt, maar studies suggereren het tegendeel. Milieubewuste festivals kunnen de dagelijkse koolstofvoetafdruk van een individu verlagen dankzij gedeelde diensten en duurzame praktijken, zoals composttoiletten, vegetarische of veganistische maaltijden en kortere douches. Pauline Lavagna voegt toe: “Het is belangrijk dat deze evenementen lokaal zijn om de impact van verplaatsingen te vermijden.”

De sociale en culturele waarde van festivals kan niet worden genegeerd. Pauline benadrukt: “We mogen het welzijn dat voortkomt uit samenzijn op een evenement niet onderschatten, vooral als het een evenement is dat milieuvriendelijke praktijken promoot. Zulke evenementen kunnen mensen tonen dat verandering binnen handbereik is en hen aanmoedigen om nieuwe duurzame gewoontes aan te nemen.”

Pauline Lavagna helpt evenementorganisatoren en artiesten via Greensight de overgang naar meer duurzame praktijken te maken. Haar traject begon in 2015 toen ze de hospitality van een nieuw muziekfestival beheerde en het hielp om duurzamer te worden. Deze ervaring wakkerde haar passie voor ecologische transitie aan, waardoor ze zich volledig is gaan toeleggen op het verminderen van de milieu-impact van evenementen. Via Greensight blijft Pauline praktische oplossingen aanbieden om evenementen groener en impactvoller te maken voor zowel mens als planeet.