Hoe maak je een koolstofrapport voor een evenement – De case van de Tapio Day

We kennen het hectische ritme van het organiseren van een evenement, en velen van ons willen er liever geen koolstofrapport bij op de takenlijst.

Toch hoeft het opmaken van een koolstofrapport voor je evenement helemaal geen onoverkomelijke taak te zijn. Met een beetje planning en de juiste tools krijg je belangrijke inzichten in de milieu-impact van je evenement en kun je de evolutie ervan over de jaren opvolgen.

Zo hebben we het aangepakt voor het koolstofrapport van de Tapio Day 2024, en hier is wat je uit onze aanpak kunt leren.

1. Begin met dataverzameling vóór het evenement

Voorbereiding is essentieel. Door op voorhand te weten dat je een koolstofrapport gaat opmaken, kun je je evenement ontwerpen met dataverzameling in het achterhoofd.

Voor de Tapio Day zijn we vóór het evenement begonnen met het verzamelen van gegevens, met uitzondering van de mobiliteit van de deelnemers, die ter plaatse werd opgenomen. Een vroege voorbereiding heeft ons tijd bespaard.

2. Gebruik een datacollectie-template specifiek voor evenementen

Om het proces te vereenvoudigen, hebben we een aangepast template gebruikt.

Op het Tapio-platform vind je een evenementen-specifiek template gebaseerd op het GHG Protocol. Dit template omvat categorieën zoals eten en drinken, digitale content en accommodatie – elementen die doorgaans niet voorkomen in een standaard bedrijfstemplate.

Tip: Verzamel gegevens beetje bij beetje om last-minute stress te vermijden.

3. Mobiliteit – Bepaal hoe je de mobiliteitsgegevens van de deelnemers verzamelt

De manier waarop deelnemers zich naar je evenement verplaatsen, is vaak een belangrijke bron van emissies. Hier zijn drie manieren om mobiliteitsgegevens te verzamelen:

• Vóór het evenement: Neem in het inschrijvingsformulier een vraag op waarin je deelnemers vraagt hoe ze zich denken te verplaatsen. Deze methode kan minder betrouwbaar zijn als deelnemers niet komen opdagen of hun plannen wijzigen.
• Tijdens het evenement: Vraag het aan de deelnemers bij de ingang wanneer je de badges uitdeelt, of gebruik een QR-code om de gegevens ter plaatse te verzamelen.
• Na het evenement: Stuur de deelnemers een opvolgmail met een enquête om hun mobiliteitsgegevens te verzamelen.

Welke methode je ook gebruikt, het is onwaarschijnlijk dat je van elke deelnemer gegevens kunt verzamelen, vooral bij grote evenementen. Voor de Tapio Day verzamelden we aan de ingang mobiliteitsgegevens van 30 % van de aanwezigen en extrapoleerden we de totale impact.

4. Bereken de energie die door gebouwen wordt verbruikt

De emissies van gebouwen hangen voornamelijk samen met het energieverbruik en de verwarming. Deze categorie kan aanzienlijk zijn, vooral als het evenement steunt op generatoren die op fossiele brandstoffen werken.

Voor de Tapio Day gebruikten we zalen die ter beschikking werden gesteld door de Solvay-universiteit, en maakten we gebruik van het lokale elektriciteitsnet en het verwarmingssysteem. Het energie- en gasverbruik werd geschat door het jaarlijkse verbruik van de locatie te vergelijken met de vierkante meters die we één dag in gebruik hadden.

5. Verzamel logistieke en dienstengegevens op voorhand

Door op voorhand gegevens over logistiek en diensten te verzamelen, verbeter je de nauwkeurigheid.

• Logistiek: Vraag aan leveranciers die artikelen naar de locatie vervoeren (bv. meubilair of voeding) details over hun transportmethoden en de afgelegde afstanden. Zelfs als de leveranciers hun emissies niet berekenen, kun je ze schatten op basis van de transportmodus en de afstand.
• Diensten: Dit kan moeilijker zijn, want niet alle leveranciers zijn in staat om hun milieu-impact aan te geven. Voor de Tapio Day vormden de diensten de grootste emissiecategorie, maar ook die waarvan de datakwaliteit het laagst was, omdat we ons moesten baseren op monetaire gegevens. Diensten kunnen catering, audiovisuele installatie of schoonmaak omvatten.

6. Bereken of schat de emissies die met afval samenhangen

Voor de Tapio Day schatten we het afval aan de hand van studies over de gemiddelde afvalproductie per persoon tijdens evenementen. Dit leverde een conservatieve schatting op, aangezien de deelnemers geen volledige dag op het evenement doorbrengen.

Idealiter zou je het gewicht van het afval dat tijdens je evenement wordt geproduceerd, kennen.

Voor afvalwater hebben we geschat dat er één keer doorgespoeld werd per persoon.

7. Onderschat de impact van digitale content niet

Digitale content draagt, hoewel vaak onderschat, bij aan de emissies. Voor de Tapio Day hebben we de volgende elementen in ons rapport opgenomen:

• Computers die door het team werden gebruikt
• Projectoren en schermen
• Bezoeken aan de website
• Emails en posts op sociale media

Voor evenementen met een uitgebreide audiovisuele installatie kan dit een aanzienlijke emissiecategorie worden.

Conclusie

Een koolstofrapport opmaken voor een evenement draait helemaal om voorbereiding en het gebruik van de juiste tools. Door vooruit te plannen, strategisch gegevens te verzamelen en templates te gebruiken zoals die van Tapio, kun je met vertrouwen de milieu-impact van je evenement meten en werken aan betekenisvolle verbeteringen.